عند تطوير خطة التخفيف من المخاطر لعام 2024 (HMP) ، تلتزم إدارة الطوارئ في مدينة نيويورك (NYCEM) أيضا بعملية صيانة خطة رسمية. والغرض من ذلك هو ضمان بقاء خطة التخفيف لعام 2024 وثيقة نشطة وقابلة للتطبيق ، وأن استراتيجيات التخفيف التي تحددها يتم تحديثها وتتبعها. كما هو مذكور في قسم المشاركين في التخطيط ، فإن HMP هو نتيجة لعملية تعاونية تشمل فريق التخطيط واللجنة التوجيهية وشركاء التخطيط. وستواصل هذه الهيئات الاضطلاع بدور في عملية صيانة خطة إدارة المشاريع، التي تشمل الجهود الرامية إلى:
- مراقبة وتقييم وتحديث المحتوى والأدوات في HMP.
- تدوين إجراءات التخفيف السنوية وتحديثات تقييم القدرات.
- دمج متطلبات خطة إدارة المخاطر في آليات التخطيط القائمة.
- استمر في إشراك المجتمعات من خلال تضمينها في عملية صيانة الخطة.
المراقبة والتقييم والتحديثات
للحفاظ على هذا الزخم والبناء على نجاحات HMP السابقة ، ستواصل NYCEM عقد فريق التخطيط مرة واحدة في السنة كطريقة أساسية لرصد وتقييم وتحديث HMP.
سيقوم فريق التخطيط بتقييم فعالية خطة إدارة المخاطر باستخدام معيار متكرر ومفتوح يتضمن توثيق وتلخيص أي أبحاث أو أدلة مستجدة فيما يتعلق ببيئة المخاطر أو ملامح المخاطر أو استراتيجيات التخفيف من المخاطر، كما سيقوم الفريق بدمج النتائج التي توصل إليها في خطة إدارة المخاطر. سيتم تتبع هذه التحديثات في صفحة "سجل التغييرات" في خطة إدارة المخاطر.
تحليلات الويب والتعليقات
سيقوم فريق التخطيط بمراجعة التحليلات المتعلقة بالموقع الإلكتروني لخطة إدارة المخاطر بانتظام لتحديد الاتجاهات والأنماط المتعلقة باستخدامه، بما في ذلك قبل وأثناء وبعد وقوع حدث خطر. سيقوم فريق التخطيط بجمع ودمج الملاحظات المقدمة في استمارة الملاحظات خلال الاجتماع السنوي للجنة التوجيهية.
إجراءات التخفيف وتحديث تقييم القدرات
كجزء من عملية المراجعة السنوية ، سينظم فريق التخطيط ندوة عبر الإنترنت لتحديث إجراءات التخفيف ، حيث سيطلب من الوكالات تحديث إجراءاتها وقدراتها في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف. وسيطلب من الوكالات أن تصف قدرتها على توسيع وتحسين قدراتها المحددة لتحقيق إجراءاتها واستراتيجياتها المتعلقة بالتخفيف.
يتم الإبلاغ عن الإدخالات في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف في نهاية المطاف من قبل شركاء الوكالات ويظل هدفنا الأساسي هو تأمين التمويل من الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ للمشاريع التي تخفف من المخاطر التي يتعرض لها الأشخاص والممتلكات من المخاطر المحددة في خطة إدارة المخاطر. ومع ذلك، فإن قاعدة البيانات، في حين أنها تخدم هذا الغرض التمويلي، يمكن أن توفر أيضًا رؤى قيمة لإثراء بيئة التخفيف من المخاطر بشكل عام في نيويورك. وسيواصل فريق التخطيط تعزيز فعالية قاعدة البيانات وضمان امتثالها لمتطلباتها.
جلسات معلومات المنح الاستباقية
بالإضافة إلى تحديث الإجراءات في قاعدة البيانات، سيشارك فريق التخطيط بشكل استباقي مع الوكالات التي تسعى للحصول على تمويل من الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ التي يجعل هذا التقرير إجراءاتها مؤهلة للحصول عليه. سيتم الإعلان عن هذه الجلسات الإعلامية لشركاء التخطيط وغيرهم من أصحاب المصلحة المحتملين من الوكالات.
الإحالة المرجعية مع نظام الإدارة المالية
سيقوم فريق التخطيط بإجراء عمليات مضاهاة سنوية مع نظام الإدارة المالية لمكتب الإدارة المالية. ستضمن هذه العملية أن الأرقام الموجودة في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف تتطابق بدقة مع السجلات المالية للمدينة، مما يوفر طبقة إضافية من التحقق من الصحة. سيقوم فريق التخطيط أيضًا بالرجوع إلى مجموعات البيانات الأخرى المتاحة للجمهور لضمان الحصول على أشمل البيانات لقاعدة بيانات إجراءات التخفيف.
زيارات ميدانية
وسيعتمد فريق التخطيط نهجا استباقيا من خلال وكالات الاجتماع في موقع مشاريع إجراءات التخفيف الخاصة بها. ستعزز هذه الزيارات الميدانية المنتظمة فهمنا لحالات العمل وعلاقتها بالمخاطر وبيئات المخاطر.
الدمج في آلية التخطيط الحالية
سيشارك فريق التخطيط بشكل منتظم في الاجتماعات مع شركاء التخطيط لضمان أن تدمج مدينة نيويورك التخفيف من المخاطر في أنشطة التخطيط المستقبلية.
بعد الموافقة على خطة إدارة الموارد البشرية لعام 2024 واعتمادها، سيعمل فريق التخطيط على دمج خطة إدارة الموارد البشرية في آليات التخطيط لمدينة نيويورك حيثما كان ذلك مناسباً وقابلاً للتطبيق. يمكن أن يشمل هذا العمل ما يلي:
- تحديث خطط العمل أو السياسات أو الإجراءات لتشمل مفاهيم التخفيف من المخاطر.
- إنشاء تمويل التخفيف ضمن الميزانيات الرأسمالية والتشغيلية.
- وضع إرشادات بشأن تقنيات الحد من المخاطر.
- إصدار الخطط أو السياسات أو اللوائح أو التوجيهات الأخرى لتنفيذ إجراءات التخفيف.
- إضافة عناصر تخفيف المخاطر إلى خطط إعادة التطوير ورأس المال.
المشاركة العامة
تلتزم إدارة مدينة نيويورك لإدارة البيئة بمواصلة إشراك الجمهور في التخطيط للتخفيف من المخاطر وفي عملية مراجعة خطة إدارة المخاطر. ولإبقاء الجمهور مشاركاً في هذه العملية المستمرة، سيقوم فريق التخطيط بما يلي:
- احتفظ بنسخة متاحة للجمهور من الخطة المتاحة عبر الإنترنت مع نموذج ملاحظات نشط.
- انشر إشعارا بأي تغييرات تطرأ على الخطة في سجل تغيير موقع الويب.
- إنشاء نظام للتغذية الراجعة ونشر فرص التغذية الراجعة.
- التعريف بمحتوى وأدوات خطة إدارة المخاطر الصحية خلال فعاليات التوعية.
- نشر وتقديم الموارد الموجودة وإجراءات التخفيف من آثار تغير المناخ في المجتمع المحلي، بما في ذلك برنامج الحماية من الفيضانات الوطني.
- دمج مواد خطة إدارة المخاطر الصحية وملاحظات الجمهور في أنشطة المشاركة العامة ذات الصلة والمستمرة.
سيتعامل فريق التخطيط مع مجموعة متنوعة من الجماهير بأشكال مختلفة لضمان تمثيل شريحة عادلة من مدينة نيويورك خلال عملية المشاركة العامة. سيتم الإعلان عن خطة الرصد والتخطيط الحضري وإتاحة الوصول إليها عبر أنظمة المكتبات العامة وأكشاك LinkNYC في مدينة نيويورك، مما يوفر لسكان نيويورك الذين لديهم إمكانية محدودة للوصول إلى الإنترنت أو الكمبيوتر وسيلة لمراجعة وتقديم الملاحظات، بما في ذلك خلال فترة التعليق العام الأولية.
خطة جدول الصيانة
ويصف الجدول التالي العملية التي سيتم اتباعها لتحديث الخطة، إلى جانب موعد حدوث هذه العملية ومن سيكون مسؤولاً عن العملية.
| حدث | وصف | المشاركون | التاريخ المقدر |
| اعتماد وإصدار HMP | اعتماد مدينة نيويورك والإصدار الرسمي لخطة التخفيف من المخاطر. | فريق التخطيط | مايو 2024 |
| مشهد المخاطر 3.0 | التقرير المصاحب لخطة التخفيف من المخاطر الذي يلخص HMP لتوصيل المحتوى بتنسيق مرئي أكثر ويمكن الوصول إليه بشكل عام. | فريق التخطيط | خريف 2024 |
| زيارة الموقع | زيارة موقع إجراءات التخفيف لمراجعة التقدم المحرز والدروس المستفادة. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2024 |
| اجتماع اللجنة التوجيهية | إعادة انعقاد اللجنة التوجيهية لرصد وتقييم وتحديث محتوى خطة إدارة المخاطر الصحية. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2024 |
| التحديثات السنوية لإجراءات التخفيف | إعادة عقد اجتماع لجميع شركاء التخطيط الذين يحتفظون بإدخالات في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف لمراجعة وتحديث إجراءاتهم وقدراتهم. مراقبة جودة قاعدة البيانات باستخدام نظام الإدارة المالية لمكتب الإدارة المالية. | شركاء التخطيط | صيف 2025 |
| زيارة الموقع | زيارات ميدانية لإجراءات التخفيف لمراجعة التقدم المحرز والدروس المستفادة. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2025 |
| اجتماع اللجنة التوجيهية | إعادة انعقاد اللجنة التوجيهية لرصد وتقييم وتحديث محتوى خطة إدارة المخاطر الصحية. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2025 |
| التحديثات السنوية لإجراءات التخفيف | إعادة عقد اجتماع لجميع شركاء التخطيط الذين يحتفظون بإدخالات في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف لمراجعة وتحديث إجراءاتهم وقدراتهم. مراقبة جودة قاعدة البيانات باستخدام نظام الإدارة المالية لمكتب الإدارة المالية. | شركاء التخطيط | صيف 2026 |
| زيارة الموقع | زيارات ميدانية لإجراءات التخفيف لمراجعة التقدم المحرز والدروس المستفادة. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2026 |
| اجتماع اللجنة التوجيهية | إعادة انعقاد اللجنة التوجيهية لرصد وتقييم وتحديث محتوى خطة إدارة المخاطر الصحية. | اللجنة التوجيهية | ربيع 2026 |
| التحديثات السنوية لإجراءات التخفيف | إعادة عقد اجتماع لجميع شركاء التخطيط الذين يحتفظون بإدخالات في قاعدة بيانات إجراءات التخفيف لمراجعة وتحديث إجراءاتهم وقدراتهم. مراقبة جودة قاعدة البيانات مع نظام الإدارة المالية لمكتب الإدارة المالية. | شركاء التخطيط | صيف 2027 |
| خطة التخفيف من المخاطر لعام 2029 | إعادة عقد جميع شركاء التخطيط لبدء تحديث HMP لعام 2029. تنسيق ورش العمل والزيارات الميدانية والاستطلاعات وعملية مراجعة المحتوى. | شركاء التخطيط | خريف 2027 |
| خطة التخفيف من المخاطر لعام 2029 | تقديم خطة إدارة الصحة والسلامة المهنية لعام 2029 إلى إدارة الأمن والسلامة ووكالة إدارة الطوارئ الفيدرالية. | فريق التخطيط | شتاء 2028 |
| خطة التخفيف من المخاطر لعام 2029 | اعتمادها من قبل مدينة نيويورك والإصدار الرسمي لخطة إدارة المخاطر الصحية. | فريق التخطيط | صيف 2029 |