En élaborant le plan d'atténuation des risques (HMP) 2024, la gestion des urgences de la ville de New York (NYCEM) s'engage également dans un processus formel de maintenance du plan. L'objectif est de s'assurer que le HMP 2024 reste un document actif et viable, et que les stratégies d'atténuation qu'il présente sont mises à jour et suivies. Comme mentionné dans la section sur les participants à la planification, le plan de gestion des risques est le résultat d'un processus de collaboration impliquant l'équipe de planification, le comité de pilotage et les partenaires de la planification. Ces organes continueront à jouer un rôle dans le processus de mise à jour du HMP, qui comprend des efforts pour :
- Contrôler, évaluer et mettre à jour le contenu et les outils du plan de gestion des ressources humaines.
- Codifier les mesures d'atténuation annuelles et les mises à jour de l'évaluation des capacités.
- Incorporer les exigences du plan de gestion des ressources humaines dans les mécanismes de planification existants.
- Continuer à impliquer les communautés en les faisant participer au processus de mise à jour du plan.
Suivi, évaluation et mises à jour
Pour maintenir cet élan et tirer parti des succès précédents du plan de gestion des ressources humaines, NYCEM continuera à réunir l'équipe de planification une fois par an comme méthode principale de suivi, d'évaluation et de mise à jour du plan de gestion des ressources humaines.
L'équipe de planification évaluera l'efficacité du plan de gestion des risques en utilisant un critère itératif et ouvert qui comprend la documentation et le résumé de toute nouvelle recherche ou preuve concernant l'environnement des risques, les profils de risques ou les stratégies d'atténuation, et intégrera également ses conclusions dans le plan de gestion des risques. Ces mises à jour feront l'objet d'un suivi dans la page "Changelog" du plan de gestion des risques.
Analyse du web et retour d'information
L'équipe de planification examinera régulièrement les données analytiques relatives au site web du plan de gestion des risques afin d'identifier les tendances et les modèles liés à son utilisation, y compris avant, pendant et après un événement dangereux. L'équipe de planification recueillera et intégrera les commentaires fournis sur le formulaire de retour d'information lors de la réunion annuelle du comité directeur.
Mise à jour de l'évaluation des mesures d'atténuation et des capacités
Dans le cadre du processus de révision annuelle, l'équipe de planification organisera un webinaire de mise à jour des actions d'atténuation, au cours duquel les agences seront invitées à mettre à jour leurs actions et leurs capacités dans la base de données des actions d'atténuation. Les agences seront invitées à décrire leur capacité à développer et à améliorer les compétences identifiées pour mettre en œuvre leurs actions et stratégies d'atténuation.
Les entrées dans la base de données des actions d'atténuation sont en fin de compte déclarées par les agences partenaires et notre objectif principal reste d'obtenir un financement de la FEMA pour des projets qui atténuent les risques pour les personnes et les biens liés aux aléas identifiés dans le plan de gestion des risques (HMP). Cependant, la base de données, tout en servant cet objectif de financement, peut également fournir des informations précieuses sur l'environnement général de New York en matière d'atténuation des risques. L'équipe de planification continuera à améliorer l'efficacité de la base de données et à veiller à ce qu'elle soit conforme à ses exigences.
Séances d'information sur les subventions proactives
Outre la mise à jour des actions dans la base de données, l'équipe de planification s'engagera de manière proactive auprès des agences cherchant à obtenir un financement de la FEMA pour lequel ce rapport rend leurs actions éligibles. Ces sessions d'information seront portées à la connaissance des partenaires de planification et d'autres parties prenantes potentielles des agences.
Renvoi au système de gestion financière
L'équipe de planification effectuera chaque année des exercices de recoupement avec le système de gestion financière de l'OMB. Ce processus permettra de s'assurer que les chiffres de la base de données des mesures d'atténuation correspondent bien aux données financières de la ville, ce qui constitue un niveau de validation supplémentaire. L'équipe de planification se référera également à d'autres ensembles de données accessibles au public afin de disposer des données les plus complètes pour la base de données des mesures d'atténuation.
Visites de sites
L'équipe de planification adoptera une approche proactive en rencontrant les agences sur le site de leurs projets de mesures d'atténuation. Ces visites régulières sur le terrain nous permettront de mieux comprendre l'état d'avancement des actions et leur relation avec les risques et les environnements dangereux.
Intégration dans le mécanisme de planification existant
L'équipe de planification participera régulièrement à des réunions avec les partenaires de planification pour s'assurer que la ville de New York intègre l'atténuation des risques dans ses futures activités de planification.
Après l'approbation et l'adoption du HMP 2024, l'équipe de planification s'efforcera d'intégrer le HMP dans les mécanismes de planification de la ville de New York chaque fois que cela sera possible et approprié. Ce travail peut inclure les éléments suivants :
- Mise à jour des plans de travail, des politiques ou des procédures afin d'y intégrer les concepts d'atténuation des risques.
- Établir un financement des mesures d'atténuation dans les budgets d'investissement et de fonctionnement.
- Élaboration d'orientations sur les techniques de réduction des risques.
- Publier des plans, des politiques, des règlements ou d'autres directives pour mettre en œuvre des mesures d'atténuation.
- Ajouter des éléments d'atténuation des risques aux plans de réaménagement et d'investissement.
Engagement du public
NYCEM s'engage à poursuivre la participation du public à la planification de l'atténuation des risques et au processus de révision du HMP. Pour que le public reste impliqué dans ce processus continu, l'équipe de planification.. :
- Maintenir une copie du plan accessible au public et disponible en ligne avec un formulaire de retour d'information actif.
- Publier un avis sur les modifications apportées au plan dans le journal des modifications du site web.
- Créez un système de retour d'information et faites connaître les possibilités de retour d'information.
- Faire connaître le contenu et les outils du plan de gestion des ressources humaines lors d'événements de sensibilisation.
- Faire connaître et proposer les ressources existantes et les mesures d'atténuation des communautés, y compris le PNIF.
- Intégrer les documents du plan de gestion des ressources humaines et le retour d'information du public dans les activités connexes et permanentes d'engagement du public.
L'équipe de planification s'engagera auprès d'un ensemble diversifié de publics dans différents formats afin de s'assurer qu'une section équitable de la ville de New York est représentée au cours du processus d'engagement public. Le plan d'aménagement du territoire sera rendu public et accessible par les systèmes de bibliothèques publiques et les kiosques LinkNYC de la ville de New York, ce qui permettra aux New-Yorkais disposant d'un accès limité à Internet ou à un ordinateur de le consulter et de faire part de leurs commentaires, y compris pendant la période initiale de consultation publique.
Calendrier de maintenance du plan
Le tableau suivant décrit la procédure qui sera suivie pour mettre à jour le plan, ainsi que le calendrier de cette procédure et les personnes qui en seront responsables.
| Événement | Description | Les participants | Date estimée |
| Adoption et publication du plan de gestion des ressources humaines | Adoption par la ville de New York et publication officielle du plan d'atténuation des risques. | Équipe de planification | mai 2024 |
| Paysage du risque 3.0 | Le rapport d'accompagnement du plan d'atténuation des risques qui résume le plan d'atténuation des risques afin de communiquer le contenu dans un format plus visuel et généralement accessible. | Équipe de planification | Automne 2024 |
| Visite du site | Visite sur place des mesures d'atténuation afin d'examiner les progrès accomplis et les enseignements tirés. | Comité de pilotage | Printemps 2024 |
| Convocation du comité de pilotage | Réunir à nouveau le comité de pilotage pour suivre, évaluer et mettre à jour le contenu du plan de gestion des ressources humaines. | Comité de pilotage | Printemps 2024 |
| Mesures d'atténuation Mises à jour annuelles | Réunir tous les partenaires de planification qui maintiennent des entrées dans la base de données des actions d'atténuation afin d'examiner et de mettre à jour leurs actions et leurs capacités. Contrôler la qualité de la base de données à l'aide du système de gestion financière de l'OMB. | Partenaires de planification | Été 2025 |
| Visite du site | Visites sur place des mesures d'atténuation afin d'examiner les progrès accomplis et les leçons tirées de l'expérience. | Comité de pilotage | Printemps 2025 |
| Convocation du comité de pilotage | Réunir à nouveau le comité de pilotage pour suivre, évaluer et mettre à jour le contenu du plan de gestion des ressources humaines. | Comité de pilotage | Printemps 2025 |
| Mesures d'atténuation Mises à jour annuelles | Réunir tous les partenaires de planification qui maintiennent des entrées dans la base de données des actions d'atténuation afin d'examiner et de mettre à jour leurs actions et leurs capacités. Contrôler la qualité de la base de données à l'aide du système de gestion financière de l'OMB. | Partenaires de planification | Été 2026 |
| Visite du site | Visites sur place des mesures d'atténuation afin d'examiner les progrès accomplis et les leçons tirées de l'expérience. | Comité de pilotage | Printemps 2026 |
| Convocation du comité de pilotage | Réunir à nouveau le comité de pilotage pour suivre, évaluer et mettre à jour le contenu du plan de gestion des ressources humaines. | Comité de pilotage | Printemps 2026 |
| Mesures d'atténuation Mises à jour annuelles | Réunir à nouveau tous les partenaires de planification qui maintiennent des entrées dans la base de données des mesures d'atténuation afin d'examiner et de mettre à jour leurs actions et leurs capacités. Contrôler la qualité de la base de données à l'aide du système de gestion financière de l'OMB. | Partenaires de planification | Été 2027 |
| Plan d'atténuation des risques 2029 | Réunir tous les partenaires de la planification pour commencer la mise à jour du plan d'aménagement du territoire 2029. Coordonner les ateliers, les visites de sites, les enquêtes et le processus de révision du contenu. | Partenaires de planification | Automne 2027 |
| Plan d'atténuation des risques 2029 | Soumission du plan de gestion 2029 au DHSES de l'État de New York et à la FEMA. | Équipe de planification | Hiver 2028 |
| Plan d'atténuation des risques 2029 | Adoption par la ville de New York et publication officielle du plan de gestion des ressources humaines. | Équipe de planification | Été 2029 |