Opracowując Plan Ograniczania Zagrożeń (HMP) na rok 2024, New York City Emergency Management (NYCEM) zobowiązuje się również do formalnego procesu utrzymania planu. Celem jest zapewnienie, że HMP 2024 pozostanie aktywnym, realnym dokumentem, a określone w nim strategie łagodzenia skutków będą aktualizowane i śledzone. Jak wspomniano w sekcji Uczestnicy planowania, HMP jest wynikiem wspólnego procesu obejmującego zespół planistyczny, komitet sterujący i partnerów planowania. Organy te będą nadal odgrywać rolę w procesie utrzymania HMP, który obejmuje wysiłki zmierzające do:
- Monitorowanie, ocena i aktualizacja treści i narzędzi w HMP.
- Ujednolicenie corocznych działań łagodzących i aktualizacji oceny zdolności.
- Włączenie wymogów HMP do istniejących mechanizmów planowania.
- Dalsze angażowanie społeczności poprzez włączanie ich w proces utrzymania planu.
Monitorowanie, ocena i aktualizacje
Aby utrzymać tę dynamikę i opierać się na poprzednich sukcesach HMP, NYCEM będzie nadal zwoływać zespół planistyczny raz w roku jako podstawową metodę monitorowania, oceny i aktualizacji HMP.
Zespół ds. planowania oceni skuteczność HMP przy użyciu iteracyjnego i otwartego kryterium, które obejmuje dokumentowanie i podsumowywanie wszelkich pojawiających się badań lub dowodów dotyczących środowiska zagrożeń, profili zagrożeń lub strategii łagodzenia skutków, a także włączy swoje ustalenia do HMP. Aktualizacje te będą śledzone na stronie "Changelog" HMP.
Analityka internetowa i informacje zwrotne
Zespół ds. planowania będzie regularnie przeglądać dane analityczne związane ze stroną internetową HMP w celu zidentyfikowania trendów i wzorców związanych z jej użytkowaniem, w tym przed, w trakcie i po wystąpieniu zagrożenia. Zespół ds. planowania będzie gromadzić i uwzględniać informacje zwrotne przekazywane w formularzu informacji zwrotnej podczas corocznego zwoływania procesu Komitetu Sterującego.
Aktualizacja oceny działań łagodzących i zdolności
W ramach corocznego procesu przeglądu, Zespół ds. Planowania zorganizuje webinarium poświęcone aktualizacji Działań Łagodzących, podczas którego agencje zostaną poproszone o zaktualizowanie swoich działań i możliwości w Bazie Danych Działań Łagodzących. Agencje zostaną poproszone o opisanie swojej zdolności do rozszerzenia i poprawy zidentyfikowanych możliwości w celu realizacji działań i strategii łagodzących.
Wpisy w Bazie Danych Działań Łagodzących są ostatecznie zgłaszane samodzielnie przez partnerów agencji, a naszym głównym celem pozostaje zapewnienie finansowania z FEMA dla projektów, które ograniczają ryzyko dla ludzi i mienia wynikające z zagrożeń zidentyfikowanych w HMP. Jednakże baza danych, służąc celowi finansowania, może również dostarczyć cennych informacji na temat ogólnego środowiska łagodzenia zmian klimatycznych w Nowym Jorku. Zespół ds. planowania będzie nadal zwiększał skuteczność bazy danych i zapewniał jej zgodność z wymogami.
Proaktywne sesje informacyjne dotyczące dotacji
Oprócz aktualizacji działań w bazie danych, zespół ds. planowania będzie aktywnie współpracować z agencjami poszukującymi finansowania FEMA, do którego kwalifikują się ich działania. Te sesje informacyjne zostaną opublikowane wśród partnerów planowania i innych potencjalnych interesariuszy agencji.
Powiązanie z systemem zarządzania finansami
Zespół ds. planowania będzie przeprowadzał coroczne ćwiczenia polegające na porównywaniu danych z Systemem Zarządzania Finansami OMB. Proces ten zapewni, że dane liczbowe w Bazie Danych Działań Łagodzących są dokładnie zgodne z dokumentacją finansową miasta, zapewniając dodatkową warstwę walidacji. Zespół ds. planowania będzie również odnosił się do innych publicznie dostępnych zbiorów danych, aby zapewnić najbardziej kompleksowe dane dla bazy danych działań łagodzących.
Wizyty na miejscu
Zespół ds. planowania przyjmie proaktywne podejście, spotykając się z agencjami w miejscach realizacji ich projektów działań łagodzących. Te regularne wizyty na miejscu zwiększą nasze zrozumienie statusu działań i ich związku z zagrożeniami i środowiskami zagrożeń.
Włączenie do istniejącego mechanizmu planowania
Zespół ds. planowania będzie regularnie uczestniczył w spotkaniach z partnerami ds. planowania, aby zapewnić, że Nowy Jork włączy łagodzenie skutków zagrożeń do swoich przyszłych działań planistycznych.
Po zatwierdzeniu i przyjęciu HMP na 2024 r. zespół ds. planowania będzie pracował nad włączeniem HMP do mechanizmów planowania miasta Nowy Jork tam, gdzie ma to zastosowanie i jest właściwe. Prace te mogą obejmować następujące elementy:
- Aktualizacja planów pracy, polityk lub procedur w celu uwzględnienia koncepcji ograniczania zagrożeń.
- Ustanowienie finansowania łagodzącego w ramach budżetów kapitałowych i operacyjnych.
- Opracowanie wytycznych dotyczących technik redukcji ryzyka.
- Wydawanie planów, polityk, regulacji lub innych dyrektyw w celu przeprowadzenia działań łagodzących.
- Dodanie elementów łagodzenia skutków zagrożeń do planów przebudowy i planów kapitałowych.
Zaangażowanie publiczne
NYCEM dąży do stałego zaangażowania społeczeństwa w planowanie łagodzenia skutków zagrożeń oraz w proces przeglądu HMP. Aby utrzymać zaangażowanie społeczeństwa w ten ciągły proces, zespół ds. planowania będzie
- Utrzymanie publicznie dostępnej kopii planu dostępnej online z aktywnym formularzem opinii.
- Proszę umieszczać informacje o wszelkich zmianach w planie w dzienniku zmian na stronie internetowej.
- Proszę stworzyć system informacji zwrotnych i upublicznić możliwości ich uzyskania.
- Upowszechnianie treści i narzędzi HMP podczas wydarzeń informacyjnych.
- Publikowanie i oferowanie istniejących zasobów i działań łagodzących dla społeczności, w tym NFIP.
- Włączenie materiałów HMP i opinii publicznej do powiązanych i bieżących działań angażujących społeczeństwo.
Zespół ds. planowania będzie współpracować z różnymi grupami odbiorców w różnych formatach, aby zapewnić reprezentację sprawiedliwego przekroju Nowego Jorku podczas procesu zaangażowania publicznego. HMP zostanie upubliczniony i będzie dostępny w systemach bibliotek publicznych i kioskach LinkNYC w Nowym Jorku, zapewniając nowojorczykom z ograniczonym dostępem do Internetu lub komputera sposób na przeglądanie i przekazywanie opinii, w tym podczas wstępnego okresu publicznego komentowania.
Harmonogram konserwacji planu
W poniższej tabeli opisano proces, który zostanie zastosowany w celu aktualizacji planu, wraz z terminem jego przeprowadzenia i osobami odpowiedzialnymi za ten proces.
| Wydarzenie | Opis | Uczestnicy | Przewidywana data |
| Przyjęcie i wydanie HMP | Przyjęcie przez miasto Nowy Jork i oficjalne wydanie Planu Ograniczania Zagrożeń. | Zespół ds. planowania | Maj 2024 r. |
| Risk Landscape 3.0 | Raport towarzyszący Planowi Ograniczania Zagrożeń, który podsumowuje HMP w celu przekazania treści w bardziej wizualnym i ogólnie dostępnym formacie. | Zespół ds. planowania | Jesień 2024 r. |
| Wizyta na miejscu | Wizyta na miejscu działań łagodzących w celu przeglądu ich postępów i wyciągniętych wniosków. | Komitet Sterujący | Wiosna 2024 r. |
| Zwołanie Komitetu Sterującego | Ponowne zebranie Komitetu Sterującego w celu monitorowania, oceny i aktualizacji treści HMP. | Komitet Sterujący | Wiosna 2024 r. |
| Coroczne aktualizacje działań łagodzących | Ponowne spotkanie wszystkich Partnerów Planowania, którzy utrzymują wpisy w Bazie Danych Działań Łagodzących w celu przeglądu i aktualizacji ich działań i możliwości. Kontrola jakości bazy danych za pomocą systemu zarządzania finansami OMB. | Partnerzy w planowaniu | Lato 2025 r. |
| Wizyta na miejscu | Wizyty na miejscu działań łagodzących w celu przeglądu ich postępów i zdobytych doświadczeń. | Komitet Sterujący | Wiosna 2025 r. |
| Zwołanie Komitetu Sterującego | Ponowne zebranie Komitetu Sterującego w celu monitorowania, oceny i aktualizacji treści HMP. | Komitet Sterujący | Wiosna 2025 r. |
| Coroczne aktualizacje działań łagodzących | Ponowne spotkanie wszystkich Partnerów Planowania, którzy utrzymują wpisy w Bazie Danych Działań Łagodzących w celu przeglądu i aktualizacji ich działań i możliwości. Kontrola jakości bazy danych za pomocą systemu zarządzania finansami OMB. | Partnerzy w planowaniu | Lato 2026 r. |
| Wizyta na miejscu | Wizyty na miejscu działań łagodzących w celu przeglądu ich postępów i zdobytych doświadczeń. | Komitet Sterujący | Wiosna 2026 r. |
| Zwołanie Komitetu Sterującego | Ponowne zebranie Komitetu Sterującego w celu monitorowania, oceny i aktualizacji treści HMP. | Komitet Sterujący | Wiosna 2026 r. |
| Coroczne aktualizacje działań łagodzących | Ponowne spotkanie wszystkich Partnerów Planowania, którzy utrzymują wpisy w Bazie Danych Działań Łagodzących w celu przeglądu i aktualizacji ich działań i możliwości. Kontrola jakości bazy danych za pomocą systemu zarządzania finansami OMB. | Partnerzy w planowaniu | Lato 2027 r. |
| Plan łagodzenia skutków zagrożeń 2029 | Ponowne spotkanie wszystkich partnerów planowania w celu rozpoczęcia aktualizacji HMP 2029. Proszę koordynować warsztaty, wizyty na miejscu, ankiety i proces przeglądu treści. | Partnerzy w planowaniu | Jesień 2027 r. |
| Plan łagodzenia skutków zagrożeń 2029 | Przedłożenie HMP 2029 do NYS DHSES i FEMA. | Zespół ds. planowania | Zima 2028 |
| Plan łagodzenia skutków zagrożeń 2029 | Przyjęcie przez miasto Nowy Jork i oficjalne wydanie HMP. | Zespół ds. planowania | Lato 2029 |